• Что такое режим многозадачности.
• Как легко научиться работать в режиме многозадачности.
• Как с помощью многозадачности работать продуктивно.
• Какие существуют методы работы в режиме многозадачности.

Нехватка времени на выполнение различных задач негативно сказывается на эффективности компании в целом, поэтому руководителю важно уметь работать в режиме многозадачности .

В этой статье расскажем, как научиться работать в условиях многозадачности, какие методы для этого использовать, а также приведем успешные примеры.

Что такое режим многозадачности

В XXI веке офисная работа большинства руководителей выглядит примерно так: открытый офис, огромное количество сотрудников, шум телефонных переговоров , на компьютере открыта 1С, браузер с почтой и еще 3-4 вкладки, среди которых точно есть социальная сеть... При этом поступают телефонные звонки от коллег или клиентов, нужно срочно отправить договор, распечатать методичку и подбить отчет в Excel.

Это похоже на игру, в которой, как только вы пытаетесь доделать одно дело, возникает новое. Постоянное переключение между делами увеличивает время выполнения даже простой задачи.

Подобную загрузку современные руководители называют работой в режиме многозадачности.

В 2014 году ученые из Университета Сассекса провели исследование, в ходе которого выявили, что около 90 % людей используют два мультимедиа устройства одновременно.

Например, ноутбук и телефон для общения. Это тоже отражение режима многозадачности. Причем влияет он на людей, по мнению ученых, не очень хорошо.

Происходит снижение плотности серого вещества в передней коре головного мозга. Это как раз та часть мозга, которая отвечает за познавательные процессы.

Автор исследований Кепки Лох заметил, что подобный режим взаимодействия меняет структуру мышления у людей. Однако влияние таких изменений может быть как негативным, так и позитивным. Например, для людей с творческими способностями быстрое переключение между идеями сказывалось позитивно при реализации проектов .

Как поддержать работоспособность в течение дня

Древнегреческий оратор и государственный деятель Демосфен, чтобы повысить работоспособность, сбривал себе часть волос на голове. Выходить в люди в таком виде было стыдно, поэтому он оставался дома и целиком посвящал себя написанию речей.

А как повышают работоспособность руководители крупных российских компаний? Узнайте более 25 способов из статьи электронного журнала «Генеральный Директор».

Многозадачность vs монозадачность

В том же 2014 году ученые из Монреальского университета проводили эксперимент с участием пожилых людей. Им было предложено решать 2 задачи, причем соотношение затрат времени было по принципу Паррето 20 / 80.

Испытуемые тратили на одну задачу 80 % времени, а на вторую – 20 %. Их мозговая активность при этом фиксировалась на МРТ.

Ученые зафиксировали повышенную активность мозга в зоне передней префронтальной коры. Это свидетельствует о том, что если человеку постоянно приходится выполнять несколько задач, то скорее всего его мозг начинает адаптироваться к новым условиям работы.

Но мозг не просто адаптируется. Такие тренировки приводят к выработке нового образа мышления и подхода к работе. Специалисту с многозадачным графиком намного сложнее концентрироваться на выполнении одного дела. Чем дольше он работает в режиме многозадачности, тем сложнее становится концентрироваться.

Такой подход приводит к ряду негативных последствий:

• Нарушение этики делового общения . Можно заметить, как человек в деловой беседе постоянно отвлекается от коллеги, проверяет почту, отвечает на телефонные звонки. Для собеседника это признак отсутствия интереса к диалогу. Происходит нарушение контакта, что способствует прерыванию деловых бесед . Ставит под сомнение профессионализм специалиста.
• Проблема с выполнением важных заданий . Чем сильнее человек погружается в многозадачность, тем сложнее ему концентрироваться на конкретном деле. Становится трудно фильтровать информацию и заниматься повседневной деятельностью.
• Эмоциональное выгорание . Постоянный стресс от напряженной работы при скапливающихся делах провоцирует выработку гормона стресса. Этот гормон подавляет активность и оставляет чувство полного изнеможения и усталости к вечеру.

Общепринятое мнение опытных руководителей: переключение между активностями снижает эффективность, поэтому лучше работать в режиме монозадачности. Так ли это?

Психологи Дэвид Санбонматсу и Дэвида Стрэйер вывели постулат монозадачности: лучше сосредоточиться на одном деле и завершить его, а потом уже переходить к следующему. Путем длительных исследований они определили, что у людей, которые выполняют сразу несколько дел, снижаются показатели IQ и продуктивность при решении логических задач.

Также психологи вывели понятие «ложная многозадачность», при котором наблюдается ряд симптомов:

• Трудно надолго сосредоточиться на одной мысли или задаче.
• Быстрая усталость от рутинной работы.
• Поиск новых ощущений.
• Импульсивные решения.

Однозначный ответ исследователей на поставленный вопрос – режим монозадачности эффективнее.

Но что делать, если рабочий день состоит из большого объема разных дел?

Альтернативный взгляд на работу в режиме многозадачности

Ален Блюдорн в своем исследовании выяснил, что способность работать в многозадачном состоянии зависит от предрасположенности человека. Сам Блюдорн проводил исследование несколько десятилетий, что говорит о его высоком уровне концентрации на одном деле.

Исследование показало, что есть полизадачные люди, которым свойственно делать несколько дел одновременно, при чем они могут выполнить их качественно.

Одним из ярких примеров полизадачного человека можно назвать Илона Маска , главу компании Tesla. Маск руководит несколькими компаниями. Сейчас он занимается проектами, связанными с космосом, бурением тоннелей, автомобилями и энергетикой.

Чтобы чувствовать себя комфортно в таком режиме работы, Маск разработал несколько правил:

• Он делит рабочий день на короткие отрезки, каждый из которых посвящен определенной активности.
• У него нет стандартного обеденного перерыва. Обедает и ужинает в перерывах между совещаниями.
• Подбирает в команду только тех людей, с которыми есть межличностное доверие.
• Имеет четкий распорядок дел на каждый день.

При таком режиме многозадачности Маск успешно находит время для своей семьи .

Сам Маск говорит, что секрет в разнообразном времяпровождении: он выезжает с детьми за город, на свои фабрики и даже ходит в поход с палатками.

Совет Илона Маска: плохие качества, которые приведут к успеху

Журнал «Генеральный Директор» рассказывает, какие негативные качества парадоксальным образом приводят руководителя к успеху и помогают строить бизнеc.

Работа в режиме многозадачности: эффект Зейгарник

В 1927 году был проведен эксперимент доктора психологических наук Блюмы Зейгарник. В нем были задействованы участники из разных возрастных групп. Каждому из участников было предложено решить 20 задач различного плана (от математических до абстрактных).

Участников периодически прерывали в момент, когда они были максимально сосредоточены на решении. Такой подход имитировал режим работы в условиях многозадачности.

По отзывам участников Зейгарник определила, что незавершенные дела запоминались на 90 % лучше тех, что были завершены.

Был сделан вывод, что открытие новых дел при наличии незавершенных не так уж страшно. Более того, если они важные и нужно хранить их в памяти, то прерывание может этому поспособствовать.

Метод «АБВГД» для работы в условиях многозадачности

Известный специалист по тайм-менеджменту Брайн Трейси предлагает использовать метод «АБВГД» и дает ряд базовых рекомендаций:

• Не открывать сразу несколько рабочих файлов или вкладок в браузере. Рекомендуется держать открытыми только те, в которых вы будете работать прямо сейчас.
• Рабочий день нужно планировать по часам. Дела разбиваются на небольшие по объему, под них планируется конкретное время.

Опрос 2 147 руководителей, у которых есть в подчинении сотрудники.
Статистика Службы исследований компании HeadHunter.

• Важную информацию сохраняйте на флеш-карту или другой носитель памяти . Большая перегрузка мозга приводит к потери части информации из оперативной памяти. Если информация понадобится вдруг на важном совещании, у вас под рукой будет надежный помощник в виде флеш-карты.
• Перед тем, как приступить к новому делу, стоит дать мозгу небольшой отдых . Например, пройтись по офису или сходить на обед в кафе.

Чтобы понять какое место занимает задача в рейтинге, используются буквенные обозначения:

• А – самые важные, если их не выполнить будут серьезные последствия для рабочей деятельности (срочное совещание у гендира, встреча с крупным клиентом по предварительной договоренности, годовой отчет в налоговую).
• Б – важные дела, которые влияют на результат рабочей деятельности, но их можно перепланировать на другое время (текущая работа в отделе, плановые звонки клиентам или коллегам).
• В – можно не выполнять, никак не влияют на бизнес (попить кофе, пообщаться с коллегами за обедом).
• Г – можно делегировать сотрудникам (назначить встречу с клиентом, подготовить аналитику для отчета).
• Д – эти задачи следует игнорировать (общение в социальных сетях в рабочее время).

Как работать со списком дел «АБВГД»

В начале недели нужно распределить дела по группам из алгоритма. Часто получается так, что в одной группе оказывается несколько задач. Это означает, что все они важные и их необходимо решать прямо сейчас.

Чтобы их распланировать, посмотрите в какой день недели вы будете делать эту работу. Если важные дела попадают в план в рамках одного дня, то выстроите приоритет между ними или разбейте на равные отрезки времени. Так вы сможете прогрессировать в течении дня по каждой из активностей.

По такой схеме распределяется объем работы на день, месяц, квартал или больший срок. При этом в деятельности будет постоянный прогресс, потому что выполняются именно важные задачи. Если время остается то переходим к мелким делам и текучке.

Еще в детстве нам говорят, что для того, чтобы все успевать, надо приступать к заданиям вовремя. Но проблема в том, что мы просто о них забываем или отодвигаем из-за более важных на наш взгляд дел.

Рабочий день ответственного сотрудника чаще всего состоит из:

• Событий, жестко определенных в календаре

У таких событий есть точное время начала и окончания, например, встречи, переговоры, выступления с докладами, проведение обучения, интервьюирование и пр.

• Рутины

Это ежедневные задачи, которые могут выполняться одновременно и параллельно друг с другом. Их количество непостоянно, а точное время начала и окончания работы по ним неизвестно. Это может быть: принятие решения по ежедневным задачам, консультирование подчиненных по срочным вопросам, подготовка ежедневных отчетов, разбор почты и пр.

В процессе работы ответственный сотрудник, сталкиваясь с необходимостью организации своего рабочего времени и времени своих подчиненных, чаще всего прибегают к помощи календарей и систем, связанных с постановкой задач. Но на практике эти инструменты не всегда способны дать желаемый результат.

Так, календари помогают учитывать время только тех событий, в которых занятость сотрудника составляет 100%. Однако такой инструмент не работает при выполнении ежедневных рутинных задач, когда работа не требует полной занятости сотрудника, либо, когда время выделяется небольшими частями на выполнение сразу нескольких задач.

Классические системы автоматизации, называемые «таск-трекерами», позволяют отслеживать целевые сроки завершения задач. Но сотруднику все равно необходимо держать в голове, когда он должен приступить к выполнению той или иной задачи. Если же сотрудник работает в режиме жесткой многозадачности, то выполнение задачи может быть не начато, даже если прошла предполагаемая дата начала работы. Возникает так называемый синдром студента и растет риск срыва выполнения задач в срок.

Обычно, при таком режиме работы выделяют две основные проблемы, в которых не могут помочь вышеописанные инструменты:

• сложность определения важности задачи на момент ее поступления, и ее приоритет по отношению к прочим задачам;
• ошибка определения процента реальной загрузки сотрудника на момент принятия решения о взятии задачи в работу.

В поиске оптимального решения, компания «Первая Форма» разработала для своей автоматизированной системы новый механизм, который позволяет избежать синдрома студента, обойти невозможность работы с неструктурированным временем, и объективно оценить реальную занятость сотрудников.

В основе его работы лежит комбинация двух методов: объемно-календарного и посуточного планирования.

1. Объемно-календарный метод

В данном методе одним значением указывается количество рабочих часов (дней, минут), которые должны быть потрачены на выполнение работы в интервале ее длительности, т. е. указанные трудочасы могут быть истрачены в любой момент, в период с начала выполнения работы и до ее завершения.

2. Посуточный план

Метод позволяет указать конкретный день (дату), в течение которого будут истрачены трудочасы. При этом, на одну задачу может быть отнесено несколько значений на разные даты. Метод позволяет вносить как плановые, так и фактические трудозатраты.

Оба метода могут быть использованы одновременно.

Оценка трудозатрат объемно-календарным методом может быть выполнена двумя способами:

• пользователь может получить оценку извне; например, руководитель выделяет общее количество часов на выполнение задачи;
• пользователь сам вносит свои планируемые трудозатраты в любых временных единицах; при этом есть возможность акцепта введенного времени у своего руководителя или профильного специалиста.

После этого «Первая Форма» автоматически распределяет величину объемно-календарного плана по отдельным дням на промежутке времени между датой старта и датой планируемого завершения задачи. Таким образом, получаются величины посуточного плана: количество плановых рабочих часов на каждый день.

Встроенный алгоритм распределяет часы по правилу «early-start», когда максимум рабочих часов приходится на начало рабочего периода. Это позволяет сразу избавиться от синдрома студента и снизить риск просрочки задачи.

Безусловно, автоматика может не знать каких-то деталей и особенностей выполняемых работ. Поэтому разработчики, вместо того, чтобы совершенствовать и усложнять систему, предоставляют пользователю возможность самому откорректировать план, предложенный системой, и внести распределение часов по дням вручную:

Таким образом, происходит переход от ввода общего количества часов по задаче к посуточному распределению.

На основании полученных данных система строит табель трудозатрат сотрудника. В этом представлении видно, какими задачами и в каком количестве должен заниматься исполнитель в течение каждого из дней, чтобы весь объем необходимой работы был завершен в срок по каждой из задач.

В этом интерфейсе пользователь, наблюдая всю свою ожидаемую загрузку на каждый день, может перепланировать собственную работу, т.е. перенести плановые трудочасы с одной даты на другую. Это позволяет сотруднику обеспечить себе наиболее комфортную, равномерную нагрузку, без какого-либо ущерба для сроков завершения задач.

Если посуточное распределение было выполнено любым методом (автоматически или вручную, из формы отдельной задачи или через Табель), то в «Первой Форме» формируется повестка дня – Агенда.

Агенда подсказывает сотруднику, на какие задачи и в каком количестве он должен выделить свое рабочее время. Она включает в себя как статические задачи из рабочего календаря, так и из задач, на которые было выделено время методом посуточного планирования.

И Агенда, и Табель трудозатрат не дают четкого распределения времени старта и окончания задач в течение рабочего дня. Но зато они позволяют сотруднику увидеть план работ на день по каждой из задач, и эффективно спланировать свой день и неделю. Сотрудник, ежедневно пользующийся Агендой, избавлен от риска незавершения задачи в срок – ему всего лишь достаточно тратить свое время на работы, рекомендуемые системой.

Еще одна важная особенность «Первой Формы» - использование посуточных трудозатрат при подготовке отчетности о планируемой загрузке исполнителей. Принципиальное отличие состоит в том, что эти отчеты учитывают индивидуальные особенности выполнения каждой из задач, и то, как именно сотрудник распределил свое рабочее время на всем ее протяжении.

Руководитель, анализирующий план работы отдела, может быть уверен: если в Табеле сотрудника присутствуют свободные часы, то они могут быть использованы для выполнения вновь поступившей задачи, при этом все прочие работы не пострадают, и будут завершены вовремя.

Дополнительная информация на сайте компании «Первая Форма»

Партнерский материал

Общество предъявляет все новые и новые требования. Уже никому не интересен усердный работник, который делает одно дело за раз. Нет, он должен уметь и то и се, да причем сразу.

И все чаще мы сталкиваемся с понятием многозадачности. Что такое многозадачность? Многозадачность – это возможность выполнять несколько процессов одновременно. Это понятие касается и программирования, и производства, и человеческой деятельности. Чтобы не распыляться, оставим технические вопросы соответствующим специалистам и поговорим о том, в чем заключается многозадачность для человека.

Многозадачность все больше проникает в нашу жизнь и становится неотъемлемым спутником наших деяний, отдыха, быта, развлечения. Возможно, так происходит потому, что мы вращаемся в бурном потоке информации и возможностей, и все хочется попробовать, и все хочется успеть. Мы превратились в больших детей, а детям, как известно нравится начинать разные дела и бросать на полпути.

Поэтому мы можем одновременно отвечать на письма в почте, чатиться в соцети, слушать музыку, красить ногти (стричь бороду) и спорить с мамой (женой, мужем) через стенку. Теперь Юлию Цезарю нечем гордиться, даже современные дети переплюнули его – мы делаем все и сразу. Мы постоянно чем-то заняты, но никак не можем прийти к финишу, у нас десятки начатых и незавершенных дел. Заниматься тремя проектами сразу, читать одновременно пять книг, готовить суп, мыть посуду и пылесосить – вот она, наша многозадачность.

Это не что-то, к чему нужно стремиться, как к полезной системе работы. Наоборот – теперь это свойство, присущее практически каждому человеку. И мы должны научиться его обуздывать.

Открою секрет: исследователи утверждают, что многозадачность для человека вовсе не означает одновременное выполнение нескольких задач, а скорее быстрое переключение с одной на другую и обратно . По-настоящему многозадачных людей крайне мало.

Почему мы так любим многозадачность? Да, мы ее действительно любим, потому что мозгу нравится ощущение постоянной занятости, таким образом мы чувствуем себя более реализованными и счастливыми. Тот факт, что половина энергии тратится на переключение с одной задачи на другую, во внимание не принимается.

Более того – во время переключения между задачами в наше тело выбрасывается большая доза гормона счастья. Именно поэтому нас так манит мигающее оповещение об СМС или желание поностальгировать над старым хламом, найденным во время уборки.

Но проблема в том, что в то же время мозг «впрыскивает» и кортизол, гормон стресса. И получается, что при многозадачной деятельности мы одновременно счастливы и напряжены.

Но обозначает ли это, что многозадачность негативно отражается на нашей жизни и работе? Чтобы выяснить это, давайте рассмотрим все стороны этого явления.

Плюсы и минусы многозадачности

• При многозадачности человек склонен к поверхностной обработке информации, поэтому не имеет достаточной базы знаний и плохо осведомлен в изучаемых вопросах.
• «Многостаночник» подсознательно переносит данные с одной задачи на другую, поэтому совершает ошибки. При недостаточной концентрации внимание рассеивается.
• Неправильно выстроенная многозадачность утомляет – а уставший человек хуже работает.
• Как уже говорилось, многозадачность чревата кучей начатых и неоконченных дел.

• При правильном планировании работы многозадачность действительно помогает решать несколько задач одновременно.
• Она тренирует мозг и развивает концентрацию.
• Люди, способные эффективно работать в условиях многозадачности, умеют быстро реагировать в форс-мажорных обстоятельствах и молниеносно вникать в ключевые понятия проблемы. В некоторых ситуациях это свойство намного важнее, чем умение дотошно изучить вопрос, разобрать его «по косточкам» и лишь потом принимать решение. Иногда может быть уже поздно.

Многозадачность в работе: казнить нельзя помиловать?

Что же нам делать с пресловутой многозадачностью – пытаться избавиться от нее и научиться делать все по порядку или как-то систематизировать, чтобы она несла больше пользы, чем вреда? Конечно же, второе.

Между прочим, работа в условиях многозадачности приносит хорошие результаты в сфере бизнеса, управления, педагогики, туризма и прочих нишах, где нужно решать кучу вопросов сразу же по мере их поступления. Главное здесь – научиться ею правильно пользоваться, чтобы не получалось как в том анекдоте о чукче, который запрягал оленей в жигули. Чтобы многозадачность была инструментом, а не балластом, необходимо установить для себя несколько важных правил.

Как эффективно работать в условиях многозадачности?

Многозадачность – это сложное и капризное свойство нашей психики. Оно подобно необъезженному коню. Если мы не умеем ею управлять – она седлает нас и выматывает, выжимает все соки.

Нельзя путать многозадачность с неорганизованностью. Многие, кто считает себя крутыми «многозадачниками», просто не умеют организовать собственное время.

Настоящая многозадачность – это умение концентрироваться только на одном деле в течение определенного времени, переключаясь на другое в строго установленный момент и полностью погружаясь в новую работу.

Развивайте дисциплину и концентрацию – и тогда многозадачность не превратится в трясину, безвозвратно засасывающую все время и силы своего хозяина.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Многими руководителями проектов многозадачность была высоко оценена, как секрет достижения успеха на рекордных скоростях. Но за прошедшие годы, это утверждение было развеяно.

Опубликованные исследования, направленные на опровержение заявленного преимущества многозадачности, призывают деловое сообщество фактически вывернуть процесс многозадачности наизнанку, чтобы определить, чем этот режим является, союзником или врагом? Насколько это может повлиять на личностные профессиональные качества? Многозадачность, также может нанести вред хозяйствующему субъекту, независимо от того, семейный это бизнес или компания из ТОП-списка.

Вы все еще думаете, что можете выполнить большую работу по вашему проекту, если вы одновременно отвечаете на электронные письма, находясь на конференции и помогая коллеге разобраться в полученном отчете? Читайте дальше, и мы рассмотрим 7 возможных недостатков многозадачности.

1. Потеря фокуса

Работниками и работодателями, которые часто переключаются на различные задания и проекты в конечном итоге возникают проблемы с отделением первостепенных задач от неважных.

Они распыляют свое время и внимание настолько, что не могут извлечь важную ключевую информацию и опыт из каждого задания, над которым они работают. И хотя многие задачи по проекту являются повторяющимися и даже несколько административными, долгосрочные последствия многозадачности могут помешать вам оставаться сфокусированным и собранным.

Говорите ли вы по телефону с клиентом или проверяете ваши сообщения в электронной почте, разделите свое время на небольшие блоки для решения конкретных задач и проверяйте их по вашему списку по одному.

2. Потеря памяти

Многозадачность может быть одной из самых активных деятельностей вашего мозга. Это может привести к чрезмерной стимуляции познавательной функции, что, в конечном счете, может привести к потере памяти.

Темп снижения восприимчивости памяти может быть дополнен другими предрасполагающими факторами, такими как возраст, окружающая среда, и существующие условия здоровья. Если вы не ориентированы на проект, отвлекаетесь на постоянные коммуникации с навязчивыми коллегами, общаетесь по телефону по тема, не связанным с проектом или сидите в социальных сетях, то будет сложно, или практически невозможно, вернуться к тому месту где вы были прерваны. Имея слишком много внешних раздражителей, которые возникают одновременно, мозг не может четко различать между тем, что действительно важно для вашего проекта, а что случайное фото котиков.

3. Снижение производительности

Конкуренция в бизнесе в основном сводится к тому, что побеждает тот, кто работает лучше. Успех проекта также зависит от производительности и личных качеств менеджера проекта. Чтобы быть успешным, вам нужно удалить как можно больше недостатков или “ошибок”, из ваших рабочих бизнес процессов, для того, чтобы получить максимальную отдачу от вашего времени и членов команды.

Бесшовные операции в бизнес процессах, однако, не могут быть достигнуты с ленивой командой. Если ваши сотрудники не работают на оптимальном уровне, чаще всего это проблема многозадачности. Они могут прикрываться соображениями на тему того, что жонглирование многими проектами одновременно, непосредственно увеличит их производительность. Пришло время положить этому конец! Переключение между задачами может быть контрпродуктивным для прогресса.

4. Неорганизованность

Члены команды начинают выполнять новую задачу, в то время как существующие задачи все еще находятся в списке недоделанных дел. В результате их нагрузка в течение недели увеличивается. Приходят новые задания, которые еще больше ухудшают невыполненные задачи, которые должны быть выполнены.

Офис без документов – это не реально для большинства людей (или даже желательно). Задачи приносят с собой записки, бумажки, распечатки и так далее. Добавление большего количества документов в такую ситуацию, создает захламленное рабочее место, что в конечном итоге превращается в потерю производительности.

5. Противоречивые результаты

Многозадачность может работать, показывая определенные достижения, но она также имеет риск получения противоречивых результатов. Опасность заключается в том, что люди на самом деле не в полной мере обладают способностями, для определения важности каждой задачи и выставления приоритетов соответствующим образом.

В какой-то момент, вы будете управлять членами проектной команды, ориентируясь на неправильные пункты или задачи из всех основных аспектов проекта. Создаются эфимерные показатели успешности будущего проекта.

6. Повышенный уровень стресса.

Вы не обязательно чувствуете это сразу же, привычка переключения между задачами может создать дополнительный стресс для вашей, уже напряженной, рабочей недели.

Как уже упоминалось ранее, мозг получает много входных данных при многозадачности, поэтому он устает быстрее и имеет более высокий риск выгорания. Например, участие в важных телефонных переговорах и одновременная попытка сделать таблицу для предстоящей презентации может оказать двойное давление на вас.

7. Увеличение расходов.

Финансовые последствия многозадачности могут расшатать шансы на выживание вашего бизнеса в целом. В самом деле, согласно докладу KRONOS, инновационные британские компании терпят убытки в размере около £60 млрд в год из-за потери времени на работников, выполняющих ненужные задачи.

Причиной этого является отсутствие творчества и повсеместный характер отвлечений на рабочем месте. Когда сотрудники теряют фокус, их компании не вписываются в соответствующие финансовые показатели. Это может повлиять на вашу способность для достижения целей проекта, или реализовать ваши проекты в рамках бюджета.

Чтобы избежать необходимости работать в многозадачном режиме, убедитесь в вашей команде проекта есть план, который направляет всех на каждом этапе пути, в достаточной мере, чтобы выполнить работу эффективно.

Поощряйте свою команду, чтобы она планировала свои ежедневные нагрузки, так, что им не придется выполнять множество задач в один день или неделю. Это не только поможет вашему проекту в целом, но и отдельные участники проектной команды также извлекут выгоду из повышения внимания к их развитию и улучшению общего состояния здоровья.

Posted On 11.06.2018

Как бороться с многозадачностью в современных условиях работы, когда темп всё ускоряется, а объём поступающей информации только возрастает, человек зачастую вынужден буквально разрываться между своими обязанностями, которые необходимо выполнять одновременно. Поэтому работодатели постоянно повышают требования к умению кандидатов работать в условиях многозадачности.

Что же имеется в виду под многозадачностью? Следует понимать, что это не выполнение несколько задач в одно и то же время, а умение переключаться между ними. Исследования мозга, в том числе с применением МРТ, показали, что человек не в состоянии одновременно обрабатывать всю поступающую информацию.

«Центры внимания» или, другими словами, отдельные участки мозговой активности удерживают информацию о текущих задачах и позволяют возобновлять работу с ними позже. Напрашивается вывод, что работа над несколькими задачами одновременно отрицательно сказывается на результате:

• Поступающая информация обрабатывается поверхностно
  Негативные физиологические реакции – рассеянное внимание, невозможность сконцентрироваться, сниженная скорость реакции, повышенная утомляемость, стресс
  Накапливаются незаконченные дела

Как следствие, люди, работающие над несколькими задачами одновременно, внешне могут выглядеть очень результативными, в действительности же эффективность подобной деятельности невелика. Некоторые изначально справляются с многозадачностью лучше остальных, однако этот навык, как и многие другие, можно развить.

Следующие приёмы помогут эффективно выстроить работу в условиях многозадачности:

• Грамотное планирование и расстановка приоритетов. Еженедельной и ежедневной рутиной должно стать выделение среди задач наиболее важных и сложных, которые следует поставить на первое место в списке. Менее важные и простые можно оставить напоследок.
  Конкретизация ежедневных задач, позволяющая «съесть слона по кусочкам».
  Установление сроков исполнения задач
  Последовательная реализация составленных планов и фиксирование результатов.
  Исключить работу одновременно над схожими задачами
  Использование внешних носителей избавит от необходимости держать в уме всю информацию.
  Жёсткое регламентирование и ограничение использования соцсетей в течение дня, работа с почтой в чётко определённое время.
  Смена обстановки, перерывы между большими объёмами работы
  Умение работать не смотря на внешние раздражители - фоновый шум голосов, техники, музыку и т.п.

Как видим, многозадачность может оказаться полезной. При грамотном планировании она действительно позволяет решать сразу несколько задач. Кроме того, развиваются возможности мозга. Люди, способные работать в условиях многозадачности, быстрее реагируют на изменяющиеся обстоятельства, способны моментально вникать в суть проблемы и тратить минимум времени на принятие решений в экстремальных ситуациях.

Мы привыкли восхищаться людьми, которые умеют делать всё и сразу. Совсем как Юлий Цезарь.

Опасная многозадачность

И действительно - в нашем вечно спешащем мире уже просто необходимо уметь делать несколько дел одновременно. Но несмотря на то, что всё чаще выходят технические новинки, дабы облегчить нам эту участь, начальству гораздо выгоднее поручить несколько заданий одному работнику, чем нанять нескольких работников. В этой статье мы попробуем разобраться, как справляться со всеми поставленными задачами, при этом выполняя каждую качественно.

Самая большая проблема многозадачности состоит в том, что это может снизить качество нашей работы - мы стараемся сделать несколько вещей сразу, и в, результате, мы делаем это хуже, чем если бы мы фокусировались на каждой задаче по отдельности.

Когда мы переключаемся с одной задачи на другую, наш мозг тоже должен переключиться, чтобы справиться с новой информацией. Если мы делаем это быстро, например, при многозадачности, мы просто не можем полностью сконцентрироваться на работе при каждом переключении. Таким образом, качество нашей работы страдает. И чем сложнее задачи, между которыми мы переключаемся, тем больше будет потеря качества. Например, было бы почти невозможно создать хорошую презентацию, эмоционально разговаривая с коллегой.

Многозадачность появляется чаще, когда вы работаете над проектом или заданием, от которого вы не в восторге. Например, создание годового отчета кажется вам делом не из приятных, и потому вы можете часто проверять свою электронную почту или заниматься побочными проектами, чтобы уменьшить страдания от текущей задачи.

Вот шесть советов, как препятствовать многозадачности в работе, снизить уровень стресса и стать более продуктивным:

Работая за компьютером, оставляйте открытой всего лишь одну вкладку. После выполнения задачи эту вкладку можно закрыть и открыть следующую. Говорят, что одновременно вести несколько дел помогает использование нескольких компьютерных мониторов - они решают проблемы с краткосрочной памятью и повышают продуктивность.

Прежде, чем начать работу над еще одной задачей, советуют ее предварительно разбить на подзадачи, используя технику «Помодоро». Суть этого метода в том, что, разбивая задачу (день) на структурированные части, вы сосредоточенно работаете над выполнением по 25 минут, делая кратковременные перерывы. Не забывайте, что можно использовать приложения для смартфонов, они есть и для iPhone/iPad, и для Android.

Важность планирования трудно переоценить, поэтому умение спланировать работу в режиме многозадачности будет крайне полезным. Важно научиться назначать приоритеты задачам и всегда решать в первую очередь самые важные и самые срочные. Знайте свое время, знайте свои задачи и планируйте их соответственно, советуют те, кто с этим легко справляется.

Каждый раз, когда вы идете, чтобы проверить свою электронную почту или перезвонить кому-нибудь в то время, когда вы на самом деле должны заниматься другим, сделайте глубокий вдох и не поддавайтесь искушению. Сосредоточьте свое внимание на том, что вы должны делать.

Если вы получаете звуковые уведомления, когда вам приходят письма или сообщения, выключите звук. Это может помочь вам избежать соблазна отвлекаться на посторонние дела. Для телефона есть специальное приложение Forest, которое помогает хозяину смартфона отложить устройство и сфокусироваться на работе. Приложение не позволит вам отвлекаться на любые уведомления, но позволит ответить на звонок.

Всякий раз, когда вы застали себя за выполнением нескольких дел сразу, остановитесь. Дайте себе пять минут, чтобы спокойно посидеть с закрытыми глазами. Даже такие короткие перерывы могут переориентировать ваш ум, снизить уровень стресса и улучшить вашу концентрацию. Кроме того, это даст вашему мозгу необходимый перерыв во время напряженного дня.

Понимая, что режим многозадачности сам по себе не всегда продуктивен, необходимо видеть различия между ситуациями, и понимать, когда действительно нужно выполнять несколько дел одновременно, и когда этого можно избежать. Надо стараться решать задачи по мере их поступления. За это ваш мозг скажет вам спасибо.