Определите, для кого готовится инструкция.

• Вы пишите для новичков, профессионалов или для кого-то со средними знаниями?
• Вашу инструкцию будут использовать на групповых занятиях или для самостоятельного изучения?

Точно определите, о чем будет сказано в инструкции.

• Пример: Вы готовите руководство «Как установить двери». Один раздел может быть посвящен дверям-купе, другой – входных дверям, еще один – дверям для черного входа.

Решите, какая логическая структура изложения материала подойдет лучше всего. Взаимосвязь разделов относится не только к последовательности действий. Иногда вначале необходимо включить раздел с описанием некоторых терминов и понятий, а также лучше описать задания, повторяющиеся в разных разделах. Но если вы предполагаете, что читатель уже имеет определенные навыки для выполнения задания, описания общих процедур лучше привести в приложениях.

Если в инструкции используется профессиональная терминология или жаргон, нужно подготовить словарь терминов. Если знание читателями терминологии маловероятно, глоссарий лучше поместить сразу после содержания. Обновляйте список терминов по мере написания инструкции.

• В глоссарии нужно использовать максимально точные описания терминов. Если используется акроним, объясните его значение (например, Scuba – «Self Contained Underwater Breathing Apparatus» автономный аппарат подводного дыхания).

Решите, какие темы требуют дополнительного исследования. Если инструкция подготовлена некачественно, она бесполезна. Предварительные исследования нужно завершить до того, как вы приступите к написанию инструкции.

Подумайте об организационной структуре каждого раздела.

• Пример: Вы готовите инструкцию об определенных компьютерах. В этом руководстве может быть раздел «Устранение проблем». Часть материала в нем можно посвятить проблемам с дисковым пространством, другую – чрезмерному использованию оперативной памяти и т.д.

Организуйте каждый раздел и секцию в логической последовательности, сужая границы каждой темы.

Приступайте к написанию! Используйте организационную систему, как основу, но можете смело модифицировать ее, чтобы полнее раскрыть тему.

1. Напишите описание разных заданий.
2. Подготовьте примеры, выполняя которые читатель лучше поймет инструкцию.
3. Подготовьте соответствующие иллюстрации. Не вставляйте рисунки, пока инструкция не написана . Иллюстрации необходимо подогнать под размеры текста.

• Внесите изменения, чтобы облегчить читателю поиск необходимой информации.
  1. Пример 1: (Используйте нумерованный список) В редакторе можно привязать рисунок к пункту 13-му параграфу инструкции.
  2. Пример 2: (Сортировка) В редакторе можно увеличить размер текстовой строки, если она выделяется из общего порядка.

Не списывайте чужие инструкции! Используйте указатели и список литературы, указывая, откуда заимствована цитируемая информация (другие авторы, инструкции и т.д.).

• Ничто не разрушает доверие к автору быстрее, нежели плагиат. Подумайте, что бы вы чувствовали, когда кто-то «украдет» часть вашей работы для своей инструкции?

Добавьте соответствующие иллюстрации. Расположите их в тексте. Не бойтесь оставлять пустое пространство.

Проверьте, проверьте и еще раз проверьте. Поиск ошибок должен быть постоянным. Делайте заметки об обнаруженных ошибках или упущенной информации. Исправляйте их. Отметьте параграфы, которые кажутся непонятными другим людям . Перепишите эти места заново, чтобы облегчить понимание. Дайте разным людям прочесть вашу инструкцию, чтобы удостовериться в том, что она написана наилучшим образом.

• • Лучший, по нашему мнению, порядок проверки готовой инструкции:
    1. Вычитайте ошибки самостоятельно.
    2. Попросите друга проверить ошибки.
    3. Дайте работу на проверку специалисту в данной области, чтобы он также проверил ее.
    4. Если инструкция готовится для вашей компании, попросите начальника проверить ее.
    5. Дайте работу на проверку новичку.
    • Проверка неопытным специалистом поможет понять, насколько понятно изложен текст для людей, у которых в данной области минимум знаний.

Имя собственный ресурс, для привлечения постоянного и качественного трафика, требуется размещать на нем полезный и нужный целевой аудитории материал. Таким материалом, практически всегда, является хорошая инструкция.

Инструкция — это некие указания, правила и порядок действия, для достижения какой-либо цели. Таких статей в сети Интернет тысячи и все они несут некую полезную информацию.

Как написать инструкцию — это вопрос больше к самому себе, так как написание хорошей инструкции полностью зависит от владения темой самого автора, но также существует некий план по ее написанию, придерживаясь которого можно создать действительно полезный материал для своего сайта или на заказ.

Для чего нужна любая инструкция

Ответ на этот вопрос очевиден, но поскольку мы говорим с точки зрения автора, то, для чего нужна инструкция , нам нужно разобраться чуть детальнее.

1. С точки зрения читателя — это решение его проблемы, в том или ином вопросе, в зависимости от тематики сайта, на котором она опубликована;
2. С точки зрения заказчика (владельца сайта) — привлечения целевого трафика, а как следствие потенциальных клиентов;
3. С точки зрения копирайтера — написание качественного текста, который принесет доход или упорядочит информацию в голове.

Но, всеже в конечном итоге, инструкцию будет читать человек, которому нужно что-то сделать, а значит она должна быть в первую очередь рассчитана именно на читателя. То есть, быть максимально полной, информативной, структурированной, пошаговой и главное решать проблему пользователя.

Какие бывают инструкции

Четких критериев и определений на то, какие бывают инструкции , вряд ли кто-то сможет дать. Это сугубо индивидуальная тематика и даже для решения одного и того же вопроса, инструкция может быть совершенно разной и подана в разных стилях, в зависимости от места размещения и контекста.

Но некоторой классификации, в общих чертах, инструкции всеже можно подвергнуть, и так какие виды инструкций бывают :

1. Инструкция по строительству или сборке чего-либо;
2. Инструкция по применению чего-либо;
3. Медицинская инструкция;
4. Инструкция из разряда «Как сделать…»;
5. Инструкция по приготовлению пиши (рецепт);

Естественно, это далеко не весь перечень, даже самых распространенных видов инструкций, но наиболее известный — это точно.

Существует отдельный вид инструкций, я его называю «специфический», к нему можно отнести:

1. Пошаговую инструкцию как написать книгу ;
2. Инструкцию как в домашних условиях сделать что-то для этого не предназначенное;
3. Инструкция как вести себя в той или иной ситуации.

И аналогичные этому.

Как написать пошаговую инструкцию (самое интересное)

По сути, эта статья — инструкция как написать инструкцию , плюс неплохо заточенные под СЕО текст с ключами. То есть, структура, выделенные ключи и заголовке в этой статье — это уже первый пример инструкции.

Но, помимо всего, я все же расскажу начинающим копирайтерам, по какому плану следует идти, чтобы написать качественную инструкцию, гайд или свод правил:

1. Найдите проблему — это очень важный этап. Кроме того, проблема, которую решит ваша инструкция должна полностью соответствовать тематике вашего сайта или сайта заказчика;
2. Разобраться в вопросе — полностью, досконально и глубоко разобраться в вопросе, о котором будете писать инструкцию;
3. Разбить решение проблемы на шаги — составе план, в котором первым пунктом будет наличие проблемы, а последним описание результата ее решения. Промежуточными же пунктами должны стать, последовательные, четкие, полные и грамотные шаги по достижению цели;
4. Распишите более подробно каждый шаг — даже уже написав текст в него всегда есть что добавить. Пусть последовательность решения проблему будет максимально подробной;
5. Схемы, картинки, примеры — добавьте в статью максимально доступную визуальную информацию. Ее должно быть немного, но в тоже время и не мало. Но помните, что не для всех инструкций такой ход необходим, как, скажем, в этой;
6. Полезные советы — добавите вставки в текст с полезными советами (также не для всех видов инструкций);

И вот теперь, как написать инструкцию, образец плана выше, можно понять наглядно, но еще прочитав эту статью и хорошо ее проанализировав, можно понять, как написать СЕО-текст с определенной тематикой.

Вы пришли сюда из поиска? Это доказывает вышесказанное.

Как написать инструкцию: пример

Как я уже говорил выше, пример написания инструкции — это вся эта статья. Более того, большинство статей на этом сайте, которые начинаются со слова «Как» — являются инструкциями, в той или иной степени.

Повторюсь еще раз, классификации и стандарта по написанию инструкций не существует. Главное в написании такого материала — это подробное и пошаговое решение проблемы читателя. Если читающий разобрался со своей проблемой, то инструкция написана верно.

Статьи-инструкции… Их любят и читатели, и заказчики, и веб-авторы.

Нам заказали серию статей-инструкций!

Читатели за исчерпывающее руководство и решение проблем, заказчики- за растущую лояльность читателей и повышение собственной экспертности. А веб-авторы за простоту написания этих статей для сайтов и востребованность на рынке.

Правда, есть один минус.

Инструкция должна быть написана по правилам и учитывать все особенности этого вида статей. Готовы узнать все правила, особенности и нюансы?

Тогда начинаем…в формате инструкции, конечно. 🙂

Шаг №1 С чего начать написание статьи-инструкции для сайта

Конечно, с теории. Прежде чем писать, нужно понять, как это делать. Вы ведь помните, что правильные фрирайтеры пишут правильные статьи? 🙂

Правила написания статьи-инструкции:

1. Статья должна быть полезной

Главное в статьях - польза!

Ведь главная задача инструкции - решить проблему читателя.

Если читателю нужно срочно решить вопрос или в сети мало информации, то он прочтет даже серую статью, без форматирования и картинок. Лишь бы понять, что делать.

Но это совсем не значит, что можно писать инструкции без акцентов и списков.

Вы же хотите, чтобы ваш доход как копирайтера рос? Тогда и статьи должны быть цепляющие и аппетитные.

А чтобы польза была →

2. Инструкция должна быть подробной

А выполнить это правило написание статьи можно лишь в одном случае: если вы когда-нибудь делали то, что описываете. Тогда вы затронете нюансы, дадите советы и убережете от ошибок.

Отсюда вывод→

3. Инструкция должна быть экспертной

Как измерить удава - задача для эксперта

Да, если вы никогда не ставили палатку, не пытайтесь написать об этом статью. Достоверной она точно не получится.

Зато читатель, который зависнет на каком-нибудь пункте, точно внесет ваш сайт в «черный список» или напишет гневный отзыв. И вместо лояльности получите сплошной негатив.

Поэтому еще одно правило написания статьи →

4. Инструкция должна быть наглядной

Используйте фотографии, видеоролики, скриншоты, иллюстрации. Главное, чтобы читателю было предельно ясно и понятно .

Не забывайте про списки и подзаголовки.

Как это, забыли про списки и картинки?

Очень удобно, когда каждый шаг выделяется отдельным подзаголовком. В таком случае информация выглядит структурировано и легко.

Шаг №2 Определяем круг тем для написания статей-инструкций

Сложно найти темы, которые НЕ подходят для этого вида статей.

Медицина, юриспруденция, кулинария, рукоделие, ремонт, воспитание детей - на любую тему можно написать инструкцию.

К примеру, «Как вылечить сухой кашель у детей», «5 этапов составления иска», «Пошаговый рецепт приготовления настоящего дифлопе с крутоном», «Исчерпывающее руководство по эксплуатации суповарки».

Что делать, если вы «не в теме»?

Вариантов всего три:

• выбирать для написания статей темы, в которых разбираетесь

Например, если вы мама, которая решила найти достойный заработок в декрете - пишите на детскую тематику или выберите то, что вам интересно: ваши увлечения, профессия до декрета и т.д.

• писать на основе опыта заказчика

Например, заказчик устанавливает скинали. Он делится с вами опытом, корректирует статьи или дополняет их случаями из собственной практики.

• приобрести нужный опыт

Не будем писать на незнакомые темы

Да, приготовить дифлопе, установить палатку, написать статью-инструкцию. Правда, это возможно только в том случае, если тема для написания статей интересна и перспективна.

Вряд ли стоит затевать весь сыр-бор ради единственной инструкции. У вас ведь наверняка есть масса других увлечений и знаний, не так ли?

Шаг№3 Выбираем вид статьи-инструкции

Удивлены? Озадачены? Да, видов инструкций несколько, а точнее четыре:

• простая пошаговая инструкция
• инструкция-практикум
• инструкция с предварительной постановкой проблемы
• инструкция-перевертыш

Простая пошаговая инструкция

Подходит, если читатель прекрасно осведомлен о существовании проблемы и хочет ее решить.

Поэтому достаточно уделить пару абзацев самой проблеме, а основную часть статьи посвятить поэтапному решению.

Инструкция-практикум

Подробная инструкция в формате мастер-класса, иногда в видеоформате или со множеством фотографий.

К примеру: «Как сшить маскарадный костюм для девочки» или «Как научиться ставить цели».

Инструкция с предварительной постановкой проблемы

Я еще не закончил говорить о проблеме

Если тема для вашей аудитории новая , то стоит уделить особое внимание постановке проблемы: до 30-50% всего текста.

Ведь аудитория может и не подозревать о том, что у нее есть проблема.

Например, ваши читательницы пользуются «обычными» дезодорантами, в которых есть соли алюминия. И даже не подозревают, что эти вещества увеличивают риск возникновения рака молочной железы. Расскажите подробно об опасностях и рисках, а уж потом подскажите, как выбрать безопасный продукт.

Инструкция-перевертыш

Подходит, если вы хотите рассказать о нескольких проблемах или ошибках.

Например, «10 ошибок фрилансера-новичка» или «5 основных причин крушения семей в России».

Причем в этом виде статьи акцент смещен с инструкции на проблему , которая подается в негативном свете .

Шаг №4 Составляем план написания статьи-инструкции

К сожалению или к счастью, хорошую статью без плана не напишешь.

Тезисно запишите все пункты плана написания статьи, сделайте пометки, если нужна дополнительная информация, цифры или факты.

А как же план, извините, пожалуйста?

• Начните с цели статьи

Что вы хотите рассказать читателям? Какую проблему решить? Что посетители сайта должны сделать ПОСЛЕ прочтения?

• Теперь приступайте к заголовку

Чаще всего для инструкций выбираются заголовки, релевантные запросам аудитории.

Это заголовки, которые начинаются со слова как : «Как выбрать корм для щенка чау-чау» или «Как написать эффектный заголовок для коммерческого предложения»

Если вы даете в статье ответ на вопрос, то вопросительный знак в заголовке НЕ ставится.

Еще один вариант - использование цифр : «12 шагов для успешной сдачи экзамена» или «5 этапов подготовки к идеальной свадьбе».

• Теперь очередь лида

Очертите проблему, зацепите читателя, заинтригуйте, подарите надежду.

Читатель должен понять, что эта статья для него и он найдет ответ на свой вопрос.

• Основная часть инструкции

Для обычной инструкции подробно распишите все шаги, необходимые для решения проблемы.

Если вы решили написать статью с постановкой проблемы - тщательно рассмотрите проблему со всех сторон.

Если вы пишите инструкцию-перевертыш, то учтите, что каждый пункт - это и описание проблемы, и причины ее появления, и пути решения. Как говорится «всё в одном флаконе».

• Подытожьте

В конце сделайте выводы, подводите итоги и обязательно заставьте читателя действовать . Вы же помните про цель вашей статьи?

Шаг № 5 пишем инструкцию

А теперь краткие тезисы плана написания статьи превратите в развернутый подробный аргументированный рассказ.

Всё, ваша инструкция готова.

Осталось только её проверить и отправить заказчику. Кстати, для этой цели очень удобно использовать чек лист. Он поможет вовремя заметить и исправить ошибки.

Где отработать технику написания статей для сайтов?

Просто ли писать инструкции? Это зависит от практики. Чем больше практики, тем проще писать статьи.

Но как практиковаться, если не умеешь писать статьи? Под контролем опытных тренеров на статейном марафоне .

Тренироваться нужно под присмотром!

Там не только учат, как писать статьи шести видов , составлять контент-план, подбирать ключи и линковать статьи, но и дают тренироваться на самых настоящих заказчиках, у которых есть работающий бизнес и которые платят вам за статьи.

Такие заказчики заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, так что возможно вы найдете себе клиентов надолго.

Готовы практиковаться на реальных клиентах под присмотром четырех успешных экспертов? Тогда добро пожаловать на статейный марафон!

А пока расскажите, умеете ли вы писать статьи-инструкции? Все ли виды инструкций вам приходилось писать? Какие фишки вы используете при написании статей-инструкций для сайтов?

Получите удобный инструмент оценки качества статьи

Существует множество видов предоставления справочной информации пользователю – это и FAQ (frequently asked questions, часто задаваемые вопросы) и онлайн справка и руководство пользователя (user guide) и популярные сегодня подсказки (coachmarks, см. пример ниже), обучающие видео и другие.

Существуют разные причины, по которым требуется написать руководство пользователя системы. Начиная с просьб заказчика (в моей практике был случай, когда заказчику надо было поставлять руководство пользователя после каждой итерации, чтобы с его помощью он смог бы провести приемочное тестирование функциональности итерации) и заканчивая условиями контракта, касающимися поставки готового ПО, если говорить о разработке ПО на заказ. В случае разработки собственного продукта написание руководства пользователя тоже часто имеет место.

К созданию руководства часто привлекают аналитика, если нет возможности поручить техническому писателю. В подавляющем большинстве случаев самыми полными знаниями о системе обладает именно аналитик, он же обладает умением ясно излагать свои мысли в письменной форме в силу специфики профессии. Поэтому, мне не однократно приходилось сталкиваться с созданием руководств пользователя.

Ниже я приведу несколько практик для составления хорошего руководства пользователя. Часть из них, возможно, кому-то будут полезны и при написании спецификаций требований.

1. Стандарты

Часто бывает нужно написать документ, который бы удовлетворял требованиям действующих стандартов. Это могут быть:

• IEEE Std 1063-2001, «IEEE Standard for Software User Documentation»;
• ГОСТ 19:
  • ГОСТ 19.402-78 ЕСПД. Описание программы;
  • ГОСТ 19.502-78 ЕСПД. Общее описание. Требования к содержанию и оформлению;
  • ГОСТ 19.503-79 ЕСПД. Руководство системного программиста. Требования к содержанию и оформлению;
  • ГОСТ 19.504-79 ЕСПД. Руководство программиста. Требования к содержанию и оформлению;
  • ГОСТ 19.505-79 ЕСПД. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению.

Если потребности проекта позволяют вам не следовать жестким стандартам, в любом случае изучение этих документов может послужить стартовой точкой для написания качественного документа.

Также может оказаться полезной книга Юрия Кагарлицкого MetaGuide. Руководство для разработчиков технической документации к программному обеспечению.

2. Структура

Хорошо продумайте структуру документа: она должна покрывать все функциональные возможности системы, быть полной и понятной.

Хорошее руководство пользователя должно содержать:

• Аннотацию , в которой приводится краткое изложение содержимого документа и его назначение. Также рекомендуется писать краткую аннотацию в начале каждого крупного раздела.
• Введение , содержащее информацию о том, как лучше всего использовать данное руководство
• Содержание
• Главы , описывающие, как использовать ПО
• Глоссарий и
• Предметный указатель

Также руководство пользователя может содержать:

• FAQ и ответы на них
• Ссылки на дополнительную информацию по системе
• Раздел , описывающий возможные проблемы и пути их решения

Все главы и пункты, а также рисунки и таблицы лучше нумеровать, чтобы на них можно было сослаться внутри этого документа или из другого документа.

3. Пользователи

Подумайте о типичных пользователях данного ПО: необходимо, чтобы документ помогал им решать их насущные задачи.

Возможно, даже имеет смысл сделать разные разделы (или даже разные документы) для разных групп пользователей, если их взаимодействие с системой будет кардинально различаться. Например, администраторов системы (людей, отвечающих за учетные записи, права доступа и т.д.) будет интересовать совсем другая функциональность, нежели обычных пользователей.

Уважайте пользователей системы, не пишите инструкции в пренебрежительном стиле.

4. Особенности изложения

Помните, что стиль изложения в устной речи или в деловом письме отличается от оного в технической документации, и в частности, в руководстве пользователя.

Стиль руководства должен быть нейтрально-формальным – использование стилистически окрашенных слов отвлекает пользователя от сути.

Для составления хорошего документа пригодятся знания грамматики и немного психологии.

4.1 Пишите кратко и логично. Не давайте лишних деталей, не дублируйте информацию. Последовательность упоминания информации в руководстве пользователя должна совпадать с последовательностью действий пользователя:

Хорошо : In File menu, select Save item .
Хуже : Select Save item from File menu.

4.2 Используйте повелительное наклонение , не употребляйте вежливые обороты (please, could и т.д.) — излишняя вежливость именно здесь будет помехой.

Хорошо : Click Logout .

Хуже : It is needed to click Logout to log out current user account from the system.

Хуже : If user wants to log out current user account from the system(s)he needs to click Logout.

4.3 Структурируйте информацию. Часто можно встретить совет, что надо стараться избегать списков, однако, структурированная по шагам информация всегда лучше воспринимается.

Хорошо:
To create project :

1. Click the Create button on toolbar.
2. On the Create Project overlay fill in all mandatory fields.
3. Click the Save button to save the project.

Хуже : To create project click the Create button on toolbar, on the Create Project overlay fill in all mandatory fields, click the Save button to save the project.

4.4 Не используйте будущее или прошлое время . Например, часто встречаются руководства, в которых реакция системы на действие пользователя передается фразами, сформулированными в будущем времени. У ПО нет прошлого или будущего: всё случается в настоящем как прямой результат конкретного действия пользователя. Как только событие случается, ПО реагирует.

Хорошо : When user clicks the Start button, the program starts the process.

Хуже : When user clicks the Start button, the program will start the process.

4.5 Проверяйте значение слов. Если необходимо писать документ на иностранном языке, надо стараться максимально избегать ошибок, связанных с недостаточным знанием языка.

Например, глагол «press» означает нажатие клавиши на клавиатуре, а «click» – нажатие кнопки или значка в окне программы при помощи мыши, а «hit» вообще является жаргонным словом.

Разумеется, орфографические ошибки недопустимы.

4.6 Не используйте синонимы для одного и того же термина. В IT литературе на английском (или любом другом) языке есть стандартный набор глаголов, обозначающих действия (click, double-click, select, type, press и т.д.) и такой же стандартный набор названий элементов управления. Определитесь с терминологией и придерживайтесь ее в рамках всего документа.

Например, не допускайте, чтобы в одной части документа выпадающий список назывался dropdown, а в другой точно такой же элемент – combobox или dropdown list. Это путает пользователя.

4.7 Разумно используйте сокращения и исключите жаргон .

Считается, что сокращения использовать не стоит, но если длинный термин употребляется несколько раз, то при первом упоминании в тексте надо писать полное название и рядом — аббревиатуру в скобках, а далее по тексту можно использовать только аббревиатуру. Если в документе есть глоссарий или раздел с сокращениями, они должны быть там расшифрованы.

Не используйте жаргонные слова, метафоры и термины, заимствованные из языка отличного от языка руководства.

5. Внешний вид

5.1 Продумайте стиль документа . Это может быть корпоративный шаблон или цветовая схема ПО или специально сделанный для документа дизайн.

При написании не стесняйтесь выделять важные вещи стилями или цветами (например, названия кнопок выделять жирным шрифтом). Но важно понимать, что неправильно подобранные шрифты и цвета могут затруднить восприятие содержимого документа.

5.2 Не экономьте место – разбивайте текст на короткие абзацы, используйте сравнительно крупные заголовки, начинайте новый раздел с новой страницы. Это облегчит восприятие прочитанной пользователем информации.

5.3 Используйте пиктограммы и иллюстрации . Существует мнение, что не стоит увлекаться иллюстрациями, а также включать в текст пиктограммы (icons) в руководстве пользователя. Однако графическая информация всегда лучше воспринимается и запоминается, поэтому снимки экрана и нужные пиктограммы должны присутствовать в хорошем руководстве в достаточном, но разумном количестве.

6. Поддержка

Не упускайте из виду тот факт, что ПО со временем меняется, а значит, ваш документ тоже должен меняться, чтобы оставаться актуальным.

Заключение

Примите к сведению, что раздражение от некачественного документа может быть спроецировано пользователем на ПО и, тем самым, повлиять на решение использовать продукт.

Помните главное: документ должен помогать пользователям.

Статью подготовила

Тарасюк Надежда, участник сообщества сайт,

аналитик с 6-летним опытом в сфере.

Особое место среди инструкций занимают руководства, предназначенные для сотрудников компаний – в них описывается, как правильно должен вести себя сотрудник на рабочем месте, какие выполнять обязанности, в котором часу приходить на работу, и в котором часу уходить. Как написать инструкцию, чтобы она была понятной и в тоже время, способствовала выполнению человеком тех правил, которые указаны в ней?

Общие правила

Инструкция должна составляться логически правильно, то есть, в ней соблюдается последовательность действий, которые должен выполнить человек, чтобы достичь определенного результата. В то же время, этот документ не должен быть слишком долгим, так как прочитать и понять его от начала до конца, человеку будет сложно, по крайней мере, с первого раза. Все фразы и слова должны быть простыми, за исключением технологических инструкций, где невозможно обойтись без использования специальных технических, медицинских или иных, узкопрофильных терминов.

Не следует забывать при составлении инструкции, что каждый новый абзац в этом документе – это призыв к действию, причем обязательно использование глаголов в повелительном наклонении. Инструкция не должна содержать «украшательных» слов, а также вопросов. В ней не должно быть и отступлений. По возможности, следует указывать простые и понятные действия, причем, каждый последующий шаг инструкции должен зависеть от результата, полученного вследствие выполнения предыдущего шага. В инструкции достаточно часто используются всевозможные схемы, благодаря которым человек сможет разобраться намного быстрее, чем, прочитав текстовое изложение. Конечно же, перед тем, как написать должностную инструкцию, не нужно думать над созданием какой-то схемы, поскольку этот документ всегда излагается в сугубо текстовом варианте.

Должностная инструкция

При написании должностной инструкции для каждого должностного лица, руководство компании должно определиться, нужен ли ему такой документ на предприятии или нет. Дело в том, что Трудовой кодекс не обязывает руководителей составлять такие инструкции, хотя Министерство труда нередко настаивает на составлении должностной инструкции. Правила составления должностной инструкции такие же, как и общие правила составления подобных документов, но здесь имеются некоторые особенности.

Перед тем, как правильно написать инструкцию для должностного лица, необходимо ясно представлять себе круг обязанностей, прав и задач этого сотрудника. Поскольку должностная инструкция должна учитывать, как права и обязанности сотрудника, так и права работодателя, то в ней, как правило, используются такие пункты:

• Общие положения (определяют функциональное назначение документа и прочее).
• Должностные обязанности (описание конкретных обязанностей сотрудника, которые он должен выполнять с конкретной регулярностью).
• Права сотрудника (список прав, которые предоставляются сотруднику для успешного выполнения им трудовых обязанностей).
• Должностные связи (указываются должности, с которыми взаимодействует данный сотрудник в процессе выполнения своих должностных обязанностей).
• Ответственность сотрудника за срыв сроков выполнения своей работы.
• Оценка работы сотрудника.

Заключительные положения (порядок внесения изменений в документ, дата, с которой должностная инструкция вступает в силу).

Технологическая инструкция

Технологическая инструкция пишется с учетом технологической последовательности выполнения операций или действий. Весь текст пишется простым языком, но с указанием параметров объекта, над которым необходимо совершить действия. Перед тем, как написать технологическую инструкцию, необходимо знать, какое оборудование использовалось для изготовления конкретного предмета. В инструкции записывают информацию о температурном режиме, о давлении и мощности, а также о других параметрах, необходимых для правильного выполнения операции.

Как правило, для сокращения текста, используются в технологических инструкциях буквенные коды для обозначения инструментов и приспособлений. Текст технологической инструкции должен быть разбит не просто на абзацы, а как можно более короткие абзацы. Можно делать шрифтовые выделения, которые помогут акцентировать внимание читателя на важнейших действиях, описанных в инструкции. Точно и логично излагайте мысли, и человек, который изучает написанную вами технологическую инструкцию, будет благодарен вам.

Инструкция по эксплуатации

Инструкция по эксплуатации составляется к каждой группе товаров, поэтому она должна иметь оглавление и технические характеристики объекта (бытовая техника) или состав товара, если это тканевые вещи. Перед тем, как написать инструкцию по эксплуатации к прибору, который требует сборки, необходимо указать, как его собирать, какие следует использовать для этого инструменты. Схема сборки должна быть представлена в инструкции в рисунках, где каждая деталь имеет свой порядковый номер.

При наличии кнопок на приборе, необходимо указать, какая кнопка для чего предназначена. Указывается в инструкции правила настройки конкретных параметров устройства, если таковые предусмотрены производителем. Далее описываются условия, при которых может эксплуатироваться прибор, в том числе и мощность, необходимая для нормальной работы. Проинформируйте пользователя, какие действия он не должен совершать, чтобы не нарушить эксплуатационные свойства прибора.

Укажите правила ухода за прибором. Если инструкция составляется для бытовой техники, то в ней обязательно указываются возможные неполадки и пути их устранения. В заключении инструкции пишутся меры предосторожности.